Faktura proforma – znaczenie i wykorzystanie w biznesie

11 stycznia 2021

Więcej o tym, jak wygląda faktura proforma.

Wszyscy, którzy prowadzą przedsiębiorstwo, ale także i gros osób realizujących zakupy w sieci, mieli choć raz styczność z fakturą proforma. Nie wszyscy jednakże wiedzą, czym naprawdę jest ten dokument i czym różni się on od typowej faktury.

Czy faktura proforma jest ostateczna?

W języku łacińskim pro forma oznacza „prowizorycznie”, więc często można spotkać się z objaśnieniem, że faktura proforma to tymczasowy rachunek sprzedaży. I faktycznie, taka faktura nie jest dokumentem księgowym, wobec tego nie uwzględnia się jej w ewidencji księgowej bądź w księdze przychodów i rozchodów. Należy jednak zostawić ją dla celów informacyjnych.

Faktura proforma powinna być traktowana wobec tego jako dowód handlowy, będący rodzajem zapowiedzi pewnej oferty. Nie jest potwierdzeniem wykonania usługi ani zakupu towaru, zatem zgodnie z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług nie powoduje następstw w obszarze podatku VAT. Ale czy faktura proforma jest wiążąca? Nie, ponieważ mówi o usłudze bądź sprzedaży, która jeszcze nie była wykonana, wobec tego warunki transakcji w niej przedstawione mogą wciąż być zmodyfikowane.

Co musi zawierać faktura proforma?

Faktura proforma zawiera analogiczne dane i wygląda podobnie jak faktura VAT, m.in.:

  • dane kontrahentów,
  • miejsce oraz datę jej wystawienia,
  • nazwę towarów albo usług, będących przedmiotem transakcji (razem z wykazaniem ich ilości, jednostek miary itd.),
  • wartość netto oraz brutto (zarówno pojedynczych produktów i usług, jak i wartość pełnego zamówienia) zapisana także słownie,
  • stawka i obliczona z tego tytułu kwota podatku VAT,
  • informacja o kwocie ewentualnych rabatów,
  • wskazanie przewidywanego terminu wykonania usługi bądź doręczenia towaru,
  • wskazanie terminu zapłaty.

Taką fakturę wystawca musi oznaczyć dostrzegalnie w tytule określeniem “PRO FORMA”, aby nie było żadnych trudności z odróżnieniem tego dokumentu od stosownej faktury VAT, wywołującej konsekwencje podatkowe. Należy także pamiętać, że ten rodzaj faktury nie zwalnia z obowiązku przekazania kontrahentowi wiążącej faktury VAT. Co kluczowe, faktury proforma nie można wystawić w momencie, gdy odbiorca zapłaci w całości za przedmiot transakcji czy też wpłaci przedpłatę.